SPRAWOZDANIE Z POSIEDZENIA RADY NADZORCZEJ ZSM ROMET
W DNIU 18.12.2014.
W spotkaniu uczestniczyli członkowie Rady Nadzorczej w składzie:
- Grażyna Zduńska
- Roman Walerczak
- Sławomir Staniec
- Zygmunt Rosiński
- Artur Kania
Prezes Zarządu:
- Jerzy Kaszewski.
Na spotkaniu z Rada Nadzorczą ustalono harmonogram zebrania:
1. Analiza miesięcznych kosztów kilometrówki Prezesa spółdzielni za okres roku 2014 ( ilość przejechanych kilometrów)?
2. Zapoznanie się z warunkami umowy o pracę jaka jest zawarta między Spółdzielnią a jej Prezesem i zakresem jego obowiązków.
3. Analiza kosztów jakie ponosi spółdzielnia za wynajem lokalu jak również kosztów usług telekomunikacyjnych (internet, telefon) w okresie 2014 roku.
4. Zapoznanie się z kopią wezwań, monitów do zadłużonych lokatorów za okres ostatnich trzech miesięcy.
5. Wniosek o likwidację premii kwartalnej dla prezesa ZSM ROMET.
6. Propozycja wyregulowania na okres zimy mechanizmów domykania drzwi w portalach w trosce o mniejsze zużycie ciepła na klatkach schodowych.
7. Analiza kosztów obsługi podzielników ciepła.
8. Analiza korzyści i strat wynikających z administracji wspólnotą na ul. Nieduszyńskiego przez pana Prezesa.
9. Analiza kosztów (faktur) za wymianę oświetlenia LED w portalach wejściowych ul. Taczaka 2 i 2A i Okulickiego.
10. Analiza zużycia wody z ostatniego rozliczenia tzn. porównanie zużycia z wodomierza głównego i wodomierzy elektronicznych lokatorów.
11. Plan remontów za 2014 – stan realizacji.
12. Omówienie zagospodarowania działki na ul. Altanowej.
13. Rozpatrzenie wniosku premiowego za III kwartał złożonego przez pana Prezesa Jerzego Kaszewskiego
Na początku spotkania Prezes ZSM ROMET poinformował zebranych członków RN, że nie otrzymał wcześniej droga mailową / listową przedstawionych tematów spotkania, co wiązało się z brakiem możliwości przygotowania wymaganych dokumentów.
Jednocześnie przewodniczący RN potwierdził, iż wysłał wiadomości e-mail na adres spółdzielni dnia 09.12.2014. E-mail ten „do wiadomości” otrzymali również członkowie Rady, którzy podali swój adres e-mail do kontaktu.
W związku z zaistniałą sytuacją RN ZSR ROMET zgodnie ze statutem spółdzielni &103, postanowiła kontynuować zebranie wg przyjętego porządku obrad jednocześnie zobligowała Prezesa do wyjaśnienia i przedstawienia dokumentów i faktur na kolejne posiedzenie RN.
Ad 1.
Prezes ZSM ROMET poinformował ustnie, że zgodnie z wcześniejszym ustaleniami RN i ustawowo przysługuje mu ryczałt/ kilometrówka z limitem 500 km miesięcznie.
Nie zostały przedstawione RN dokumenty zezwalające na użycie prywatnego samochodu do celów służbowych oraz ustalone limity.
Sprawa do wyjaśnienia na kolejnym spotkaniu RN.
Ad. 2
Prezes nie przedstawił RN umowy o pracę zawartej pomiędzy spółdzielnia, a prezesem oraz zakresu swoich obowiązków z powodu nie otrzymania wcześniej tematów na spotkanie, które wymagało przygotowania.
Sprawa do wyjaśnienia na kolejnym spotkaniu RN.
Ad. 3
Prezes nie przedstawił analizy kosztów jakie ponosi spółdzielnia za wynajem lokalu jak również kosztów usług telekomunikacyjnych (Internet, telefon) w okresie 2014 roku z powodu nie otrzymania wcześniej tematów na spotkanie. Zainteresowanym kosztami spółdzielni proponował zapoznanie się z bilansem rocznym. Nie zostały przedstawione faktury za w/w media, a ustna odpowiedź prezesa ZSM ROMET jest niezadowalająca w związku z powyższym sprawa do wyjaśnienia na kolejnym spotkaniu RN.
Ad. 4
Prezes ZSM Romet przedstawił RN aktualną listę zaległości w opłatach za użytkowanie lokali. Na poprzedniej RN z dnia 29.09.2014 roku zostały ustalone wytyczne odnośnie zadłużonych lokali mieszkaniowych w których lokatorzy deklarowali chęć spłaty. Po kontroli płatności RN postanowiła w przypadku jednego lokatora skierować sprawę do egzekucji sądowej z racji, że nie nastąpiła deklarowana wcześniej spłata, a zobowiązanie wzrosło.
Prezes został zobligowany do przygotowania na następne spotkanie RN listy kolejnych zadłużonych lokatorów i przedstawienie wystawionych monitów.
Ad. 5
Prezes ZSM ROMET nie przedstawił zapisów umowy, które wskazują dlaczego i w jakich warunkach przysługuje premia kwartalna z powodu nie otrzymania wcześniej tematów na spotkanie, dlatego wniosek o likwidację premii kwartalnej dla prezesa ZSM ROMET został przesunięty na kolejne spotkanie.
Ad. 6
Prezes ZSM ROMET poinformował, że w chwili obecnej wszystkie drzwi i samozamykacze do portali wejściowych zostały nasmarowane i wyregulowane. Zdarzają się sporadycznie na zasobach spółdzielni mieszkaniowej samowolne regulacje i rozpinanie samozamykaczy przez lokatorów i osoby trzecie, co skutkuje niewłaściwą pracą siłownika.
Podczas spotkania omawiano problem nieprawidłowo działających samozamykaczy podczas większych mrozów. Został zaproponowany wniosek zobligowanie spółdzielni do kontroli prawidłowo zamykających się drzwi przy temperaturze zewnętrznej poniżej -8°C utrzymującej się w okresie 3 dni.
Prezes poinformował aby wszelkie reklamacje i zgłoszenia o stanie zasobów mieszkaniowych zgłaszać bezpośrednio do Biura Spółdzielni po tel. 52 346-95-95 lub osobiście ul. Fordońska 404 w Bydgoszczy.
Wniosek: Kontroli drzwi wejściowych do portali podczas mrozu poniżej -8°C w przeciągu 3 dni
Uchwała nr 11/2014 w sprawie zobligowanie spółdzielni do kontroli prawidłowo zamykających się drzwi przy temperaturze zewnętrznej poniżej -8°C utrzymującej się w okresie 3 dni.
Głosy: za – 2 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 3
Ad. 7
Prezes ZSM ROMET przedstawił koszty obsługi podzielników ciepła, które wynoszą odpowiednio za odczyt 1 szt. 6,25 zł. Realizacja wymiany wszystkich podzielników na zasobach ZSM ROMET wyniosła 35 tyś. rozłożona ze spłatą na 5 lat. Jednocześnie dotychczasowe współczynniki cieplne nie zostaną zmienione z racji równomiernego ocieplenia budynków oraz koszty; zmienne 60% i stałe 40% dla lokatora.
Prezes przedstawił wstępną symulację ogrzewania w miesiącach grzewczych 2014.
Budynek ul. Październik 2014 [ zł/m2] Listopad 2014 [ zł/m2]
Taczaka 2A 0,62 1,35
Taczaka 2 0,55 1,06
Okulickiego 3 0,79 1,31
Nieduszyńskiego 0,26 0,84
Z przedstawionej symulacji wynika, że mimo obecnie ciepłej pory i wykonaniu ociepleń podpiwniczenia i budynku różnice w zużyciu ciepła zł/m2 są widoczne, a w porównaniu do zasobów przy ul. Nieduszyńskiego znaczne.
Na kolejne zebranie przewidziano dyskusje i rozwiązanie dotyczące grzejników świecowych w łazienkach, oraz wynikających różnic.
Ad. 8
Prezes przedstawił ustnie analizę korzyści umowy wynikających z administracji wspólnotą na ul. Nieduszyńskiego. Według prezesa spółdzielnia ZSM ROMET po odliczeniu wszystkich kosztów ( tj, księgowej, kilometrówki, telefonów, lokalu, sprzętu komputerowego, itd.) zyskuje około 9-10 tyś. rocznie. Prezes nie przedstawił na spotkaniu RN faktur za prowadzenie przedmiotowej działalności. Sprawa do wyjaśnienia na kolejnym spotkaniu RN.
Ad. 9
Prezes ZSM Romet, przedstawił ustnie koszty wymiany oświetlenia portali wejściowych. Wymiana plafonier wraz z robocizną wyniosła 8.200 zł. Prezes został poproszony do przedstawił członkom RN faktury za wykonaną usługę wymiany oświetlenia.
Ad. 10
Prezes nie przedstawił analiza zużycia wody z ostatniego rozliczenia tzn. porównanie zużycia z wodomierza głównego z faktur i wodomierzy elektronicznych lokatorów odczytanych zdalnie, z powodu nie otrzymania wcześniej tematów na zebranie RN.
Powstają różnice pomiędzy licznikiem głównym, a lokatorami, które w przypadku budynku na ul. Taczak 2A wynoszą 13,3%. Zebrani członkowie RN omawiali propozycje wprowadzenia zmian odnośnie rozliczeń tzw. upływów. Prezes został zobligowany do przygotowania na następne spotkanie RN faktur za wodę i odczytów z wodomierzy lokatorów.
Ad. 11
Prezes RN ZSM Romet przedstawił ustnie stan realizacji planu remontów na rok 2014:
- zakończenie remontu balkonów przy ul. St. Taczaka 2A oraz 3 słupków balkonowych przy ul. Taczaka 2
- zakończenie ocieplenia zewnętrznej elewacji podpiwniczenia przy ul. St. Taczaka 2 i 2A
- zakończenie wymiany domofonów tylko przy ul. ST. Taczaka 2
- spłata kredytów (termomodernizacja)
- przeglądy (budowlane, gaz, komin)
- naprawy dachów
- plac zabaw + zieleń
- naprawa instalacji
Prezes został poproszony do przedstawił na kolejnym spotkaniu członków RN faktury, dokumenty oraz kopie przelewów za w/w remonty.
Ad. 12
RN ZSM ROMET wraz z prezesem przeprowadziła wstępną dyskusje na temat zagospodarowania działki budowlanej na ul. Altanowej.
Ustalono, aby temat został poruszony na walnym zgromadzeniu, jednocześnie do tego czasu RN wystosował wniosek o przeprowadzenie wstępnej wyceny kosztów analizy budowy domu mieszkalnego wielorodzinnego.
Wniosek: przeprowadzenie wstępnej wyceny kosztów analizy budowy domu mieszkalnego wielorodzinnego na ul. Altanowej
Uchwała nr 12/2014 w sprawie przeprowadzenie wstępnej wyceny kosztów analizy budowy domu mieszkalnego wielorodzinnego na ul. Altanowej
Głosy: za – 3 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 2
Ad. 13
Prezes przedstawił zadania zrealizowane przez Zarząd w IV kwartale 2014 r. i przedłożył wniosek premiowy za IV kwartał 2014 r. dla Prezesa Spółdzielni.
Propozycja premii: 35 %
Uchwała nr 13/2014 w sprawie przyznania premii dla Prezesa Zarządu za IV kw. 2014 r.
Głosy: za – 3 | wstrzymujących – 1 | przeciw – 1
Został zgłoszony problem odnośnie przydzielania premii kwartalnej dla prezesa. Według statutu ZSM ROMET Rada Nadzorcza w &114 p.4 nawiązuje stosunek pracy z członkami zarządu. Prezes zarządu na spotkaniu nie przedstawił RN ZSM ROMET treści przedmiotowej umowy o pracę z powodu nie otrzymania wcześniej tematów na spotkanie.
W ustnym stwierdzeniu członków RN, Umowa o pracę, w której znalazł się zapis o premii została zatwierdzona przez Radę Nadzorczą w latach 2009 – 2012. Część członków rady zna zapisy umowy pozwalające na przyznawanie premii i twierdzą, że premia jest przyznawana na podstawie umowy o pracę.
Ustalono kolejny termin spotkania RN ZSM ROMET na 26.03.2015 roku.
Sprawozdanie sporządził: Artur Kania