SPRAWOZDANIE Z POSIEDZENIA RADY NADZORCZEJ ZSM ROMET
W DNIU 9.04.2015.
W spotkaniu uczestniczyli członkowie Rady Nadzorczej w składzie:
- Grażyna Zduńska
- Roman Walerczak
- Sławomir Staniec
- Zygmunt Rosiński
- Artur Kania
Prezes Zarządu:
- Jerzy Kaszewski.
Na spotkaniu z Rada Nadzorczą ustalono harmonogram zebrania:
- Wnioski z lustracji pełnej przekazane przez przedstawiciela Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Bydgoszczy.
- Analiza miesięcznych kosztów kilometrówki Prezesa spółdzielni za okres roku 2014 ( ilość przejechanych kilometrów) – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Zapoznanie się z warunkami umowy o pracę jaka jest zawarta między Spółdzielnią a jej Prezesem i zakresem jego obowiązków – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Analiza kosztów jakie ponosi spółdzielnia za wynajem lokalu jak również kosztów usług telekomunikacyjnych (internet, telefon) w okresie 2014 roku – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Wniosek o likwidację premii kwartalnej dla prezesa ZSM ROMET.
- Przyjęcie deklaracji przyjęcia w poczet członków ZSM ROMET Pana Tomasza Puszkiewicza
- Analiza korzyści i strat wynikających z administracji wspólnotą na Nieduszyńskiego przez pana Prezesa – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Analiza kosztów (faktur) za wymianę oświetlenia LED w portalach wejściowych ul. Taczaka 2 i 2A i Okulickiego – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Analiza zużycia wody z ostatniego rozliczenia tzn. porównanie zużycia z wodomierza głównego i wodomierzy elektronicznych lokatorów za 3 kwartał 2014 – przedstawienie dokumentów przez Prezesa i dyskusja.
- Plan remontów za 2014 – stan realizacji – dokumenty potwierdzające poniesione koszty.
- Przedstawienie kosztów analizy budowy domu mieszkalnego wielorodzinnego na ul. Altanowej.
- Omówienie sprawozdania finansowego za 2014 rok.
- Przyjęcie planu remontów na rok 2015.
- Analiza zadłużonych lokatorów.
- Rozpatrzenie wniosku premiowego za I kwartał złożonego przez pana Prezesa Jerzego Kaszewskiego
Ad 1.
Przedstawiciel Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Bydgoszczy przedstawił ustnie RN zakres lustracji ZSM ROMET. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2012 do 31 grudnia 2014 r. i dotyczyła ona całokształtu działań Spółdzielni w zakresie legalności gospodarności i rzetelności jej działania.
RN została poinformowana, że ostatnia kontrola została przeprowadzona za okres 2003-2006r. i należy przeprowadzić ją co 3 lata. Okres 2007 – 2011 został skontrolowany pobieżnie.
Przedmiotem lustracji w szczególności były następujące zagadnienia:
- podstawy prawne i zakres działania;
- działalność organów samorządowych;
- zagadnienia członkowsko – mieszkaniowe;
- gospodarka zasobami mieszkaniowymi;
- gospodarka remontowa;
- zagadnienia inwestycyjne;
- działalność społeczno – wychowawcza;
- gospodarka finansowa, rachunkowość, sprawozdawczość finansowa.
Pełne pisemne sprawozdanie zostanie przedstawione RN w maju 2015 r.
Podczas ustnej prelekcji przedstawiciel RZRSM z Bydgoszczy nie miał większych zastrzeżeń odnośnie przeprowadzonej kontroli z działalności ZSM ROMET.
Rada nadzorcza została poinformowana ustnie o spostrzeżeniach pokontrolnych:
- w statucie należy wprowadzić informację odnośnie terminów opłat czynszowych zależnych od spółdzielni w ciągu 3-m-cy i niezależnych w ciągu 14 dni.
- do regulaminu opracować wniosek na jakich zasadach ma być dokonywany plan remontów (oferty, przetargi), kwota decyzji; prezesa, RN, walnego zgromadzenia.
- częsta różnica w zużyciu wody może zostać zastąpiona opłatą „ gotowość wody”
- wyszczególnić w opłatach czynszowych podział kosztów eksploatacyjnych na; zależne i niezależne.
- budowa domu wielorodzinnego na ul Altanowej o powierzchni 0,33ha przy obecnych zasobach ZSM ROMET jest niemożliwa.
- wysokie zadłużenie tych samych mieszkań, propozycja wpisania do hipoteki wierzytelności na kwotę 10 – 20 tyś. zł
- przeglądy techniczne – bez zastrzeżeń
- fundusz remontowy w kwocie 1,97 zł/m, płatności za wykonane usługi na rzecz zasobów ZSM ROMET są regulowane terminowo.
Ad. 2
Analiza miesięcznych kosztów kilometrówki Prezesa spółdzielni za okres roku 2014.
W chwili obecnej Prezes korzysta z przydzielonej kilometrówki w wysokości 500 km/mc (do wykorzystania około 22 km dziennie w dni pracujące). Koszty transportowe w 2014 roku wyniosły – 4824,85 zł.
Wniosek o zmniejszenie kilometrówki na samochód prywatny do 300 km/m-c wykorzystywanego do celów służbowych dla Prezesa Zarządu (do wykorzystania około 13,6 km dziennie w dni pracujące)
Uchwała nr 1/2015 w sprawie zmniejszenie kilometrówki na samochód prywatny do 300 km/m-c, wykorzystywanego do celów służbowych dla Prezesa Zarządu.
Głosy: za – 2 | wstrzymujących – 1 | przeciw – 2
Ad. 3
Prezes Zarządu przedstawił i zapoznał RN ze swoją umową o pracę wraz z wszystkimi aneksami zawartą między Spółdzielnią, a Prezesem. Zakres obowiązków Prezesa Zarządu wyszczególniony jest w statucie &115 – RN nie podjęła dyskusji.
Ad. 4
Prezes przedstawił koszty jakie spółdzielnia poniosła w roku 2014 za wynajem lokalu jak również kosztów usług telekomunikacyjnych (Internet, telefon).
W przypadku kosztów poniesionych za dzierżawę lokalu RN nie miała zastrzeżeń.
W przypadku kosztów usług telekomunikacyjnych z czego około 1/3 kosztów stanowi dostęp do Internetu oraz telefony stacjonarne oraz GSM, natomiast pozostała kwota stanowi usługi informatyczne firm zewnętrznych, do których RN wniosła uwagi odnośnie kosztów usług. RN zobowiązała Prezesa do poszukania sprawdzonego i tańszego oprogramowania do zarządzania kosztami zasobami mieszkaniowymi.
Ad. 5
Wniosek o likwidację premii kwartalnej dla Prezesa Zarządu ZSM ROMET
Uchwała nr 2/2015 w sprawie likwidacji premii kwartalnej dla Prezesa Zarządu ZSM ROMET.
Głosy: za – 1 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 4
Ad. 6
Odczytanie deklaracji przyjęcia w poczet członków ZSM ROMET nowego członka.
Uchwała nr 3/2015 w sprawie przyjęcia w poczet członków ZSM ROMET
Głosy: za – 5 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 0
Ad. 7
Prezes ZSM ROMET przedstawił analizę korzyści i strat wynikających z administracji wspólnotą na ul. Nieduszyńskiego. W roku 2014 ZSM ROMET uzyskała przychód, RN nie miała uwag.
Ad. 8
Prezes pan Jerzy Kaszewski, przedstawił koszty wymiany oświetlenia portali wejściowych. RN omówiła również wymianę oświetlenia na klatkach schodowych, wstępnie zadeklarowano wymianę na 2016 rok.
Ad. 9
Prezes przedstawił analizę zużycia wody z 2014 roku z rozbiciem na budynki, tzn. porównanie zużycia wodomierza głównego z faktur i wodomierzy elektronicznych lokatorów odczytanych zdalnie. Szczegółowo została przedstawiona różnica zużycia wody za III kwartał.
| Budynek/kwartał | I | II | III [m3] | IV | |
| Taczaka 2A | 9,8% | 12,6% | 13,5% | T: 994 | 3,9% |
| W: 1166 | |||||
| Taczaka 2 | 6,4% | 9,4% | 3,14% | T: 1275 | 3,14% |
| W: 1318 | |||||
| Okulickiego 3 | 13,7% | 16,8% | 16,3% | T: 355,5 | 2,62% |
| W: 421 | |||||
T – odczyt zdalny podzielników Tachem | W- odczyt licznika gł. wodociągi
Ad. 10
Prezes RN ZSM Romet przedstawił RN kosztorys zakończonych remontów z roku 2014:
- zakończenie remontu balkonów przy ul. St. Taczaka 2A oraz 3 słupków balkonowych przy ul. Taczaka 2
- zakończenie ocieplenia zewnętrznej elewacji podpiwniczenia przy ul. St. Taczaka 2 i 2A
- zakończenie wymiany domofonów tylko przy ul. ST. Taczaka 2
- spłata kredytów (termomodernizacja)
- przeglądy (budowlane, gaz, komin)
- naprawy dachów
- podzielniki kosztów CO
- wymiana oświetlenia LED portali wejściowych
Ad. 11
Prezes ZSM Romet przedstawił RN szacunkową wycenę kosztów budowy domu mieszkalnego wielorodzinnego na ul. Altanowej na działce o pow. 0,33ha.
Wycenę wykonano wstępnie dla budynku wielorodzinnego posiadających 50 mieszkań o łącznej powierzchni 2500 m2. Koszt dokumentacji 80-100 tyś zł. Koszt budowy całego budynku 7,5 mln zł (wycena lokalu – 3700 zł/m2). Bank w celu skredytowania budowy żąda zabezpieczenia w postaci środków własnych w wysokości 20%.
Ad. 12
Omówienie sprawozdania finansowego za 2014 rok.
Podczas kontroli sprawozdania finansowego ZSM ROMET zgłoszono uwagi do:
- usług informatycznych ( wysokie koszty za administrację programu spółdzielni)
- zasadność funduszu socjalnego
- koszty szkoleń oraz ich zasadność.
Pozostałe rozliczenia oraz przedstawione rachunki nie budziły zastrzeżeń RN.
RN zaleciła Prezesowi panu Jerzemu Kaszewskiemu większą dyscyplinę finansową.
Ad. 13
Prezes Zarządu przedstawił RN propozycję planu remontów na rok 2015.
RN zdecydowała o wykreśleniu z zapisu planu remontów wymianę oświetlenia na klatkach schodowych, a uzyskaną kwotę przeznaczyć na wymianę drzwi w portalach wejściowych na wszystkich zasobach ZSM ROMET, jednocześnie zwiększając wydatki remontowe na rok 2015 (załącznik w spółdzielni)
Uchwała nr 4/2015 w sprawie przyjęcia planu remontów na 2015r. (załącznik)
Głosy: za – 5 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 0
Ad. 14
Prezes Zarządu przedstawił RN listę zadłużonych lokali mieszkalnych na zasobach ZSM ROMET oraz realizację windykacji należności. Prezes realizuje egzekucje należności wobec zadłużonych mieszkańców zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami z posiedzenia RN z dnia 18.12.2014. Niepokojącym zjawiskiem jest ponowne zadłużani się lokatorów, wobec których trwa egzekucja komornicza z wcześniejszego okresu rozliczeniowego oraz tych, którzy dokonali spłaty zobowiązań.
Ad. 15
Prezes przedstawił zadania zrealizowane przez Zarząd w I kwartale 2015 r. i przedłożył wniosek premiowy za I kwartał 2015 r. dla Prezesa Spółdzielni.
Propozycja premii: 25 %
Uchwała nr 5/2015 w sprawie przyznania premii dla Prezesa Zarządu za I kw. 2015 r.
Głosy: za – 4 | wstrzymujących – 0 | przeciw – 1
Ustalono kolejny termin spotkania RN ZSM ROMET na 6.05.2015 roku.
Sprawozdanie sporządził: Artur Kania